README

Das SAC Pilatus Event Tool ist ein Bundle für das Content-Management-System Contao. Es baut auf der Kalender-Erweiterung von Contao auf und erweitert sie um alles, was eine SAC-Sektion für ihr Touren- und Kursprogramm braucht.

Das Event-Tool ist die Plattform, mit der die SAC Sektion Pilatus ihr gesamtes Touren-, Kurs- und Veranstaltungsprogramm organisiert: vom ersten Entwurf eines Leiters über die Prüfung und Veröffentlichung bis zur Anmeldung der Mitglieder, der Durchführung und dem Abschluss mit Tourenbericht und Vergütung.

Was das Event-Tool kann

Touren, Kurse und Veranstaltungen ausschreiben

Leitende erfassen ihre Events selbst: Touren, Last Minute Touren, Kurse und allgemeine Veranstaltungen (z. B. Trainings, Vorträge).
Zu jedem Event gehören Daten (auch mehrtägig oder über mehrere Wochenenden), Leitende, organisierende Gruppen, Schwierigkeit, Tourentyp, Anforderungen, Ausrüstung, Anreise (z. B. mit öffentlichem Verkehr), Kosten, Treffpunkt, Karte und Höhenprofil.
Kurse werden nach Kursart und Kursstufe eingeteilt, Touren nach den SAC-Schwierigkeitsgraden.
Events lassen sich kopieren und ganze Programme um ein Jahr verschieben, damit die Planung für das nächste Jahr schnell geht.

Freigabe und Veröffentlichung

Jeder Event durchläuft mehrere Freigabestufen, z. B. «Entwurf», «zur Prüfung eingereicht», «geprüft» und «veröffentlicht».
Pro Stufe ist festgelegt, wer den Event bearbeiten, löschen, hoch- oder herabstufen darf und ob die Online-Anmeldung offen ist.
Auf Wunsch werden die Events eines Kalenders an einem Stichtag automatisch veröffentlicht.
Die zuständigen Personen werden per E-Mail informiert, wenn sich die Freigabestufe ändert.

Mehr dazu: Freigabestufen.

Programm auf der Website

Eventlisten mit Filter (z. B. nach Jahr, Tour- oder Kurstyp, organisierender Gruppe, «für Einsteiger geeignet», «Anreise mit ÖV», Merkliste oder Suchbegriff) und Detailseiten zu jedem Event.
Porträts der Leitenden mit ihren nächsten Events.
Karte des Tourengebiets, Erklärung der Schwierigkeitsgrade, Merkliste für Lieblings-Events.
Tourenliste zum Ausdrucken, Kursprogramm als PDF sowie Exporte für das Jahresprogramm und die Vereinszeitschrift.

Online-Anmeldung

Mitglieder melden sich mit ihrem SAC-Login direkt auf der Website an; ihre Personendaten sind bereits ausgefüllt.
Anmeldefristen, minimale und maximale Teilnehmerzahl, Warteliste und Abmeldefrist werden pro Event festgelegt.
Ausgebuchte Events werden als solche angezeigt, und Mitglieder können sich innerhalb der Frist selbst wieder abmelden.

Teilnehmerverwaltung für Leitende

Leitende sehen alle Anmeldungen ihres Events, nehmen sie an, lehnen sie ab oder setzen sie auf die Warteliste. Die Teilnehmenden werden dabei automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Anmeldungen können auch manuell erfasst werden, z. B. für telefonische Anmeldungen.
Teilnehmerliste als Word- oder Excel-Datei, E-Mail an alle Teilnehmenden direkt aus der Liste.
Leitende sehen, an welchen Touren und Kursen ein angemeldetes Mitglied in den letzten Jahren teilgenommen hat. Das hilft bei der Einschätzung, ob eine Tour passt.
Leitende werden erinnert, wenn Anmeldungen noch nicht bearbeitet sind.

Nach dem Event

Leitende bestätigen, wer teilgenommen hat, und füllen den Tourenbericht aus (Durchführung, Verhältnisse, Ausweichtour, besondere Vorkommnisse).
Das Vergütungsformular für die Leitenden wird direkt aus dem Tourenbericht erstellt und eingereicht.
Fehlen Tourenbericht oder Teilnahmebestätigung, erinnert das Tool die Leitenden automatisch.
Teilnehmende können den Event online auswerten. Die Leitenden sehen die Rückmeldungen anonym zusammengefasst.
Kursteilnehmende erhalten eine Kursbestätigung.

Mitgliederbereich

Mitglieder sehen ihre Anmeldungen und ihre absolvierten Touren und Kurse und können Teilnahmebestätigungen herunterladen.
Sie pflegen ihr Profil und ihr Profilbild, melden sich von Events ab und können ihr Profil löschen.

Verwaltung

Die Mitgliederdaten werden täglich mit der Mitgliederdatenbank des SAC Zentralverbands abgeglichen und in die Benutzerkonten und Anmeldungen übernommen.
Vereinsfunktionen, Sektionen und Ortsgruppen werden zentral verwaltet. Die Rechte der Backend-Benutzer laufen über Benutzergruppen.
Statistiken zu Events, Leitenden, Anmeldungen und Teilnehmenden der letzten Jahre.
Erinnerungen an Leitende und Teilnehmende vor dem Event.

Projektstart: 2017

Erste Version: 2018

Projektkernteam

Marko Cupic
Christoph Marbach
Dan Straub

Weiterentwicklung

Jonas Müller und Marko Cupic sind an der Weiterentwicklung des Event-Tools beteiligt.

Features

Ausführliche Beschreibungen (Regeln, Datenmodell, Klassen, Tests) liegen unter docs/features/:

Event-Erinnerung vor Event-Start: erinnert Leiter und Teilnehmer x Tage vor dem Event-Start mit einer E-Mail pro Event (An: Kontaktperson, CC: Leiter, BCC: Teilnehmer).
Leiter-Erinnerung an offene Aufgaben nach dem Event: erinnert Leiter und Anmelde-Koordinatoren per Benachrichtigung an fehlende Tourenberichte und Teilnahmebestätigungen.
Reminder für unbearbeitete Event-Anmeldungen: erinnert Anmelde-Koordinator bzw. Hauptleiter an Anmeldungen, die noch nicht angenommen, abgelehnt oder auf die Warteliste gesetzt wurden.
Teilnahme-Historie: Leitende sehen in der Teilnehmerliste, an welchen Events ein angemeldetes Mitglied in den letzten 5 Jahren teilgenommen hat; jeder Zugriff wird protokolliert.
Event Feedback: Teilnehmende werten einen Event nach der Teilnahme online aus; Leiter sehen die Auswertungen anonym zusammengefasst im Backend.
Event-Statistik: Backend-Seite mit Kennzahlen zu ausgeschriebenen Events, Leitenden, Anmeldungen und Teilnehmenden für das aktuelle und die zwei vorangehenden Jahre.
Events automatisch veröffentlichen: setzt an einem Stichtag pro Kalender die Events von der zweithöchsten auf die höchste Freigabestufe und veröffentlicht sie.
Mitglieder-Sync mit dem Zentralverband: übernimmt täglich die Mitgliederdaten aus der Mitgliederdatenbank des SAC Zentralverbands in tl_member.
Mitgliederdaten in die Backend-User übernehmen: überträgt täglich die Personendaten aus tl_member in die Backend-User (tl_user) mit SAC-Mitgliedernummer.
Mitgliederdaten in die Event-Anmeldungen übernehmen: überträgt täglich die aktuellen Personendaten aus tl_member in die Anmeldungen (tl_calendar_events_member).
Kursprogramm als PDF: erzeugt das Kursprogramm eines Jahres oder einen einzelnen Kurs als PDF zum Herunterladen (nur für eingeloggte Mitglieder).
Home-Verzeichnis für Backend-User: legt für jeden Backend-User ein persönliches Verzeichnis mit Filemount an und archiviert die Verzeichnisse gelöschter User.
Rechte-Reset für Backend-User: setzt die persönlichen Rechte von Backend-Usern mit Gruppenrechten zurück, damit sie ihre Rechte nur über Gruppen erhalten.
Mitgliederprofil löschen: löscht ein Mitglied samt Avatar-Ordner und anonymisiert seine Anmeldungen zu vergangenen Events; verweigert die Löschung, solange das Mitglied auf einer Buchungsliste steht.
Bereinigung der Event-Anmeldungen: löscht täglich die Anmeldungen zu gelöschten Events und anonymisiert die Anmeldungen gelöschter Mitglieder.

Einrichtung und Konfiguration

Die Konfiguration des Bundles (Sektionsname, Zugang zur Mitgliederdatenbank, E-Mail-Versand, Basis-URL) und die Erfassung der Sektionen und Ortsgruppen sind in Einrichtung und Konfiguration beschrieben.

markocupic / sac-event-tool-bundle

Package info

Security

Statistics